CRM de leads

ActualSales.AI incluye un CRM integrado que captura cada lead generado por las campañas IA de la plataforma. Cuando los agentes de voz IA hacen llamadas, reciben llamadas entrantes, gestionan conversaciones de WhatsApp o envían SMS, todos los datos del lead resultantes fluyen automáticamente a este CRM. No es una integración de terceros: es nativo de la plataforma, construido para gestionar los tipos de datos específicos que producen las campañas con IA: grabaciones de llamadas, transcripciones, resúmenes IA, datos de cualificación extraídos e historiales de interacción multicanal.

Esta página explica la estructura del CRM, el modelo de datos, las capacidades de filtrado, la gestión de oportunidades y las opciones de integración externa.

Vistas de leads por marca

Los leads se organizan por marca. Cada marca que analizas y para la que ejecutas campañas tiene su propia vista de leads. Esta separación es importante para agencias que gestionan varias marcas cliente o empresas con varias líneas de producto — los leads de una marca no aparecen en la vista de otra.

Dentro de cada vista de marca, ves todos los leads generados por las campañas de esa marca en todos los canales. Un solo registro de lead puede incluir interacciones de varios canales:

• Una llamada saliente realizada por el agente de voz IA
• Una conversación de WhatsApp posterior
• Un SMS con un enlace a la landing page
• Un envío de formulario desde la landing page

Todo eso aparece en un solo registro de lead, en orden cronológico, dándote la imagen completa de cómo se trabajó al lead.

Qué datos se almacenan por lead

Cada registro de lead contiene:

• Información de contacto. Nombre, teléfono, email y cualquier dato de contacto adicional extraído durante las conversaciones o envíos de formulario.
• Grabaciones de llamadas. Grabaciones de audio completas de cada llamada de voz, reproducibles directamente en el CRM. Se graban llamadas salientes y entrantes.
• Transcripciones de llamadas. Transcripciones automáticas de cada llamada, buscables y vinculadas a la grabación. Puedes leer la conversación sin escuchar el audio.
• Resúmenes IA de llamadas. Tras cada llamada, la IA genera un resumen conciso con los puntos clave discutidos, el sentimiento del lead, las objeciones y el resultado. Esto permite a un agente humano revisar decenas de leads rápidamente sin escuchar grabaciones completas.
• Datos de cualificación extraídos. Campos estructurados poblados desde la conversación — presupuesto, timeline, autoridad de decisión, necesidades específicas, preferencias de producto. Estos datos los extrae la IA durante la llamada, no se introducen manualmente.
• Historial de WhatsApp y SMS. Logs de conversación completos de las interacciones de WhatsApp y todos los SMS enviados o recibidos.
• Estado del lead. Posición actual en el pipeline de ventas (nuevo, contactado, cualificado, convertido, perdido).
• Posición en el funnel. Dónde está el lead en el funnel multietapa del contact center (introducción, cualificación, gestión de objeciones, traspaso).
• Timestamps. Cuándo ocurrió cada interacción, cuándo se creó el lead, cuándo cambió el estado.

Seguimiento del estado

Los leads avanzan por estados que reflejan su posición en el proceso de ventas:

• Nuevo. El lead se ha creado pero el agente IA aún no lo ha contactado.
• Contactado. El agente IA ha hecho contacto — completado una llamada, enviado un mensaje de WhatsApp o entregado un SMS.
• Cualificado. El lead ha pasado los criterios de cualificación definidos en el funnel del contact center.
• Convertido. El lead ha completado la acción deseada (registrarse, agendar cita, comprar).
• Perdido. El lead ha sido descalificado o se ha dado de baja.

Las transiciones de estado ocurren automáticamente según las interacciones del agente IA. Cuando el agente completa un paso de cualificación y el lead cumple los criterios, el estado se actualiza a "Cualificado" sin entrada manual. También puedes cambiar estados manualmente.

Filtrado y búsqueda

El CRM ofrece filtrado en todos los campos de datos almacenados:

• Filtrar por estado (nuevo, contactado, cualificado, convertido, perdido)
• Filtrar por rango de fechas (fecha de creación, fecha de última interacción)
• Filtrar por canal (llamada de voz, WhatsApp, SMS, envío de formulario)
• Filtrar por criterios de cualificación (cualquier campo extraído)
• Buscar por nombre, teléfono, email o contenido de la transcripción

Estos filtros hacen práctico trabajar con grandes volúmenes de leads. Una agencia que ejecuta campañas para una marca que genera cientos de leads al día necesita encontrar leads cualificados rápidamente, revisar llamadas específicas o identificar patrones en las objeciones.

Gestión de oportunidades

Más allá del seguimiento individual de leads, el CRM incluye gestión de oportunidades para organizar leads en oportunidades de revenue:

• Creación de oportunidades. Agrupa uno o más leads en una oportunidad con valor, etapa y fecha de cierre esperada asignados.
• Etapas del pipeline. Sigue las oportunidades a través de etapas configurables (prospección, propuesta, negociación, ganada, perdida).
• Notas y actividad a nivel de oportunidad. Añade notas, tareas y elementos de seguimiento a las oportunidades de forma independiente de los registros de leads subyacentes.

La gestión de oportunidades es especialmente relevante para campañas B2B u operaciones de leads de alto valor donde cada lead representa un revenue significativo.

Exportación

Los datos de leads se pueden exportar desde el CRM para usarlos en sistemas externos o reporting:

• Exporta listas de leads filtradas como archivos CSV o Excel
• Incluye o excluye campos específicos en la exportación
• Exporta grabaciones de llamadas como archivos de audio
• Exporta transcripciones como texto

Las exportaciones respetan el filtro actual — si has filtrado solo a leads cualificados de la última semana, la exportación incluye solo esos leads.

Integración con CRM externo vía webservice

Para organizaciones que usan Salesforce, HubSpot u otros sistemas CRM como su plataforma de ventas principal, ActualSales.AI ofrece integración por webservice. Esto envía datos de leads a tu CRM externo automáticamente cuando los leads alcanzan un estado configurado o una etapa del funnel.

El webservice envía datos estructurados que incluyen:

• Información de contacto
• Datos de cualificación (todos los campos extraídos)
• Resumen de llamada
• Estado del lead y campaña de origen

Esto permite que el contact center con IA y el CRM de ActualSales.AI sirvan como capa de generación y cualificación de leads, mientras tu CRM existente gestiona el pipeline de ventas. Los leads llegan a tu sistema pre-cualificados con todo el contexto de conversación.

Relación con otras funcionalidades

El CRM no es una funcionalidad aislada — es la capa de datos que une la plataforma:

• El contact center con IA escribe en el CRM tras cada interacción
• Los agentes de voz pueblan grabaciones de llamadas, transcripciones y datos extraídos
• Las landing pages envían los formularios como nuevos leads
• Las conversaciones de SMS y WhatsApp se registran por lead
• Las campañas de email trackean aperturas y clicks por lead

Cada canal alimenta el mismo registro de lead, dándote una sola fuente de verdad por contacto.

Preguntas frecuentes