Lead-CRM

ActualSales.AI enthält ein integriertes CRM, das jeden Lead erfasst, der von den KI-Kampagnen der Plattform generiert wird. Wenn KI-Sprachagenten Anrufe tätigen, eingehende Anrufe entgegennehmen, WhatsApp-Konversationen führen oder SMS senden, fließen alle daraus resultierenden Lead-Daten automatisch in dieses CRM. Es ist keine Drittanbieter-Integration — es ist nativ in der Plattform verankert und für die spezifischen Datentypen ausgelegt, die KI-gesteuerte Kampagnen erzeugen: Anrufaufzeichnungen, Transkripte, KI-Zusammenfassungen, extrahierte Qualifizierungsdaten und kanalübergreifende Interaktionsverläufe.

Diese Seite behandelt die Struktur des CRM, das Datenmodell, die Filterfunktionen, das Deal-Management und die Optionen zur externen Integration.

Lead-Ansichten pro Marke

Leads sind nach Marke organisiert. Jede Marke, die Sie analysieren und für die Sie Kampagnen schalten, hat ihre eigene Lead-Ansicht. Diese Trennung ist wichtig für Agenturen, die mehrere Kundenmarken betreuen, oder Unternehmen mit mehreren Produktlinien — Leads einer Marke erscheinen nicht in der Ansicht einer anderen Marke.

Innerhalb der Ansicht jeder Marke sehen Sie alle Leads, die durch die Kampagnen dieser Marke über alle Kanäle generiert wurden. Ein einzelner Lead-Datensatz kann Interaktionen aus mehreren Kanälen enthalten:

• Einen ausgehenden Anruf des KI-Sprachagenten
• Eine darauf folgende WhatsApp-Konversation
• Eine SMS mit einem Landingpage-Link
• Eine Formulareinreichung von der Landingpage

All dies erscheint in einem einzigen Lead-Datensatz in chronologischer Reihenfolge und gibt Ihnen das vollständige Bild davon, wie der Lead angesprochen wurde.

Welche Daten pro Lead gespeichert werden

Jeder Lead-Datensatz enthält:

• Kontaktinformationen. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und alle weiteren Kontaktdetails, die während Konversationen oder Formulareinreichungen extrahiert wurden.
• Anrufaufzeichnungen. Vollständige Audioaufzeichnungen jedes Sprachanrufs, direkt im CRM abspielbar. Sowohl ausgehende als auch eingehende Anrufe werden aufgezeichnet.
• Anruftranskripte. Automatische Transkriptionen jedes Anrufs, durchsuchbar und mit der Aufzeichnung verknüpft. Sie können die Konversation lesen, ohne das Audio anhören zu müssen.
• KI-Anrufzusammenfassungen. Nach jedem Anruf erstellt die KI eine prägnante Zusammenfassung mit den wichtigsten besprochenen Punkten, der Stimmung des Leads, geäußerten Einwänden und dem Anrufergebnis. So kann eine menschliche Fachkraft Dutzende von Leads schnell durchgehen, ohne vollständige Aufzeichnungen anhören zu müssen.
• Extrahierte Qualifizierungsdaten. Strukturierte Felder, die aus der Konversation gefüllt werden — Budget, Zeitrahmen, Entscheidungsbefugnis, spezifische Anforderungen, Produktpräferenzen. Diese Daten werden während des Anrufs von der KI extrahiert, nicht manuell eingetragen.
• WhatsApp- und SMS-Verlauf. Vollständige Konversationsprotokolle aus WhatsApp-Interaktionen sowie aller gesendeten oder empfangenen SMS.
• Lead-Status. Aktuelle Position in der Vertriebspipeline (neu, kontaktiert, qualifiziert, konvertiert, verloren).
• Funnel-Position. Wo sich der Lead im mehrstufigen Funnel des Contact-Centers befindet (Einleitung, Qualifizierung, Einwandbehandlung, Übergabe).
• Zeitstempel. Wann jede Interaktion stattfand, wann der Lead erstellt wurde, wann sich der Status änderte.

Status-Tracking

Leads durchlaufen Status, die ihre Position im Vertriebsprozess widerspiegeln:

• Neu. Der Lead wurde erstellt, aber noch nicht vom KI-Agenten kontaktiert.
• Kontaktiert. Der KI-Agent hat Kontakt hergestellt — einen Anruf abgeschlossen, eine WhatsApp-Nachricht gesendet oder eine SMS zugestellt.
• Qualifiziert. Der Lead hat die im Contact-Center-Funnel definierten Qualifizierungskriterien erfüllt.
• Konvertiert. Der Lead hat die gewünschte Aktion abgeschlossen (Anmeldung, Termin vereinbart, Kauf).
• Verloren. Der Lead wurde disqualifiziert oder hat sich abgemeldet.

Statusübergänge erfolgen automatisch auf Basis der Interaktionen des KI-Agenten. Wenn der Agent einen Qualifizierungsschritt abschließt und der Lead die Kriterien erfüllt, wechselt der Status ohne manuelles Eingreifen auf „Qualifiziert". Sie können den Status auch manuell ändern.

Filterung und Suche

Das CRM bietet Filterung über alle gespeicherten Datenfelder:

• Nach Status filtern (neu, kontaktiert, qualifiziert, konvertiert, verloren)
• Nach Datumsbereich filtern (Erstellungsdatum, Datum der letzten Interaktion)
• Nach Kanal filtern (Sprachanruf, WhatsApp, SMS, Formulareinreichung)
• Nach Qualifizierungskriterien filtern (jedes extrahierte Feld)
• Nach Name, Telefonnummer, E-Mail oder Transkriptinhalt suchen

Diese Filter machen die Arbeit mit großen Lead-Volumen praktikabel. Eine Agentur, die Kampagnen für eine Marke mit Hunderten von Leads pro Tag betreibt, muss schnell qualifizierte Leads finden, bestimmte Anrufe überprüfen oder Muster in Einwänden erkennen können.

Deal-Management

Über das Tracking einzelner Leads hinaus enthält das CRM ein Deal-Management, um Leads in umsatzgenerierende Opportunities zu organisieren:

• Deal-Erstellung. Gruppieren Sie einen oder mehrere Leads zu einem Deal mit zugewiesenem Wert, Phase und voraussichtlichem Abschlussdatum.
• Pipeline-Phasen. Verfolgen Sie Deals durch konfigurierbare Phasen (Akquise, Angebot, Verhandlung, gewonnen, verloren).
• Notizen und Aktivitäten auf Deal-Ebene. Fügen Sie Notizen, Aufgaben und Follow-ups zu Deals unabhängig von den zugrunde liegenden Lead-Datensätzen hinzu.

Deal-Management ist besonders relevant für B2B-Kampagnen oder Operationen mit hochwertigen Leads, bei denen einzelne Leads erheblichen Umsatz darstellen.

Export

Lead-Daten können aus dem CRM für die Verwendung in externen Systemen oder für Berichte exportiert werden:

• Gefilterte Lead-Listen als CSV- oder Excel-Datei exportieren
• Bestimmte Felder im Export ein- oder ausschließen
• Anrufaufzeichnungen als Audiodateien exportieren
• Transkripte als Text exportieren

Exporte respektieren den aktuellen Filterzustand — wenn Sie auf qualifizierte Leads der letzten Woche gefiltert haben, enthält der Export nur diese Leads.

Externe CRM-Integration via Webservice

Für Organisationen, die Salesforce, HubSpot oder andere CRM-Systeme als primäre Vertriebsplattform nutzen, bietet ActualSales.AI eine Webservice-Integration. Diese sendet Lead-Daten automatisch an Ihr externes CRM, wenn Leads einen konfigurierten Status oder eine Funnel-Phase erreichen.

Der Webservice sendet strukturierte Daten, einschließlich:

• Kontaktinformationen
• Qualifizierungsdaten (alle extrahierten Felder)
• Anrufzusammenfassung
• Lead-Status und Quellkampagne

So können das KI-Contact-Center und das ActualSales.AI-CRM als Layer für Lead-Generierung und Qualifizierung dienen, während Ihr bestehendes CRM die Vertriebspipeline verwaltet. Die Leads gelangen vorqualifiziert mit vollständigem Konversationskontext in Ihr System.

Beziehung zu anderen Funktionen

Das CRM ist keine eigenständige Funktion — es ist die Datenschicht, die die Plattform zusammenhält:

• Das KI-Contact-Center schreibt nach jeder Interaktion ins CRM
• Sprachagenten liefern Anrufaufzeichnungen, Transkripte und extrahierte Daten
• Landingpages senden Formulareinreichungen als neue Leads
• SMS- und WhatsApp-Konversationen werden pro Lead protokolliert
• E-Mail-Kampagnen verfolgen Öffnungen und Klicks pro Lead

Jeder Kanal speist denselben Lead-Datensatz und liefert Ihnen eine einzige Quelle der Wahrheit für jeden Kontakt.

Häufig gestellte Fragen